Priručnik za poslovne sastanke

Esencijalni vodič za evente i poslovne sastanke - šest najvažnijih osobina moderne konferencijske dvorane.

Odgovarajuće opremljena, udobna i dovoljna velika konferencijska dvorana ključan je preduvjet uspješnog eventa, poslovnog sastanka, konferencije ili seminara. Konferencijska dvorana nije isključivo mjesto za poslovne sastanke i prezentacije, već prostor gdje poslovni partneri, suradnici i drugi sudionici dijele ideje, surađuju u stvarnom vremenu, donose odluke.

Profesionalna, moderno opremljena i pomno osmišljena konferencijska dvorana osigurat će uspješnost vašeg eventa, poslovnog sastanka, konferencije ili seminara i osloboditi kreativni potencijal svih sudionika.

Kada planirate poslovni sastanak, prezentaciju, konferenciju ili seminar zasigurno ćete ponajprije voditi računa o sadržaju, vremenu održavanja, broju sudionika i konačnom cilju. Međutim jeste li uzeli u obzir opremljenost i razmještaj prostora u kojem planirate održati poslovni sastanak ili prezentaciju?

Odgovarajuće osmišljen i opremljen prostor značajno će povećati efikasnost i produktivnost, a loše osmišljen prostor osjetno će smanjiti motivaciju sudionika i njihovu kreativnost. Valja obratiti pažnju da dizajn i razmještaj unutar prostora omogućuje svim sudionicima nesmetanu suradnju i interakciju, te da su sve tehnološke mogućnosti lako dostupne i besprijekorno integrirane unutar prostora.

Obzirom da određeni aspekti dizajna i opremljenosti konferencijske dvorane ili sobe za sastanke mogu bitno utjecati na uspjeh prezentacije ili sastanke, ovdje ćemo navesti nekoliko najvažnijih značajki koje mora sadržavati svaka konferencija dvorana ili soba za sastanke.

Prostor konferencijske dvorane ili sobe za sastanke mora biti dovoljno prostran i udoban za sve sudionike. Valja osigurati dovoljno mjesta za sjedenje (odgovarajući razmak između stolica), kao i jednostavan pristup stolovima i svim dijelovima prostorije. Također je iznimno važna optimalna vidljivost prema sredini prostorije, odnosno mjestu gdje se nalazi projekcijsko platno ili pametna ploča.

Profesionalan dizajn i izgled prostora također je od velike važnosti. Stolice i stolovi moraju omogućiti podjednaku udobnost i funkcionalnost za sve sudionike, kao i odgovarajuću ergonomiju i mogućnost korištenja elektroničkih uređaja i kreiranja zabilješki.

Konačno valja osigurati ugodnu temperaturu unutar prostorije neovisno o godišnjem dobu, što uključuje odgovarajući sustav ventilacije i klimatizacije.

Mogućnost fleksibilnost razmještaja stolova i stolica unutar konferencijske dvorane i sobe za sastanke omogućiti će idaalne uvjete za razne vrste sastanaka, konferencija i prezentacija, neovisno o broju sudionika.

Fleksibilan razmještaj unutar prostorije uključuje konfiguriranje različitog rasporeda, poput izgleda auditorijuma ili učionice za veće prezentacije, klasičnog razmještaja sobe za sastanke, razmještaja u obliku slova u, ili neformalnijeg razmještaja u stilu domjenka. Na taj način će uvjeti uvijek biti prilagođeni željenoj vrsti eventa ili poslovnog sastanka i broju sudionika.

Prostor konferencijske dvorane ili sobe za sastanke ne smije biti pretpran, odnosno pun nepotrebnih vizualnih dodataka ili namještaja. Uvijek je važno osigurati dovoljno prostora za nesmetanu interakciju kako bi se održala produktivna atmosfera.

Tehnološka opremljenost konferencijskog prostora svakako je danas iznimno važna. Unutar prostora mora biti dostupna brza i pouzdana internetska veza, s naglaskom na bežičnu vezu. Ovo će olakšati dijeljenje digitalnih sadržaja, kao i uključivanje vanjskih sudionika putem videokonferencije korištenjem alata poput Zooma ili Microsoft Teamsa.

Nadalje brza bežična internetska veza osigurat će odgovarajuće multimedijalne mogućnosti za chat i dijeljenje sadržaja, kao i napredne sustave poput primjerice alata za digitalno skupljanje glasova sudionika.

Pritom je od ključnog značaja osigurati odgovarajuću tehničku podršku unutar prostora, te omogućiti kompatibilnost svih uređaja sudionika s audio-vizualnim i tehnološkim sustavima koje se koriste unutar prostora.

Kvalitetno ozvučenje i akustika prostorije od ključnog su značaja za uspješne sastanke i prezentacije. Pravilno dizajniran prostor opremljen odgovarajućim ozvučenjem omogućit će jasnu i nesmetanu komunikacije svim sudionicima.

U svakom trenutku sudionici moraju jasno čuti i vidjeti jedni druge, kao i osobu koja održava prezentaciju. Po potrebi valja osigurati dostupnost odgovarajućeg mikrofona kako bi se osigurala optimalna razina zvuka, posebno u slučaju većeg broja sudionika.

Moderna konferencijska dvorana svakako mora biti opremljena tehnološki naprednim sustavom za vizualnu prezentaciju. Moderno poslovno okruženje zahtijeva odgovarajuću interaktivnost prezentacija, mogućnost dijeljenja sadržaja, suradnje među sudionicima, kao i mogućnost videokonferencije.

Primjerice 4k projektor s projekcijskim platnom veličine od 120 inča ili većim omogućit će vrlo kvalitetnu prezentaciju sadržaja. Nadalje interaktivna pametna ploča veličine od 86 inča potaknut će kreativnost sudionika i omogućiti osjetno veću interakciju sudionika, bolje mogućnosti prezentiranje raznih ideja, te jednostavan prikaz sažetaka i drugog posebno važnog sadržaja.

Za udobnost sudionika i nesmetano održavanje konferencija i poslovnih sastanaka svakako su iznimno važni esencijalni i dodatni sadržaji u blizini konferencijske dvorane ili sobe za sastanke. Prvo svakako valja osigurati nesmetani ulaz i izlaz sudionika na više mjesta unutar prostora.

Nadalje svakako valja spomenuti primjerice dostupnost zasebne čajne kuhinje u neposrednoj blizini dvorane, kao i odgovarajući prostor za domjenke i pauze, gdje je moguće osigurati posluživanje hrane i pića.

Dakako neizbježan je i moderan sanitarni čvor u samoj blizini dvorane, kao i primjerice dostupnost zasebnih manjih dvorana ili soba za sastanke koje mogu primiti dodatne sudionike u slučaju potrebe.

CU-BIT Space je profesionalan, moderan, fleksibilan i vrhunski opremljen prostor koji ima sve potrebno za organizaciju uspješnog eventa, prezentacije, seminara ili poslovnog sastanka.