Kako odabrati najbolji raspored konferencijske dvorane

Kako odabrati najbolji raspored konferencijske dvorane ili sobe za poslovne sastanke

Fleksibilnost, jednostavna prilagodljivost i mogućnost različitog rasporeda unutar prostora svakako je jedna od najvažnijih osobina moderne konferencijske dvorane ili prostora za poslovne sastanke.

Odabir odgovarajućeg rasporeda, odnosno razmještaja unutar konferencijske dvorane, svakako je jedna od ključnih stvari prilikom planiranja poslovnog eventa ili sastanka. Bez obzira dali je riječ o poslovnom sastanku, seminaru ili većoj konferenciji raspored unutar dvorane u velikoj mjeri utječe na produktivnost, komunikaciju među sudionicima i u konačnici na uspješnost eventa ili poslovnog događaja.

Dobro osmišljen raspored konferencijske dvorane potiče interakciju, omogućuje odgovarajuće korištenje svih uređaja i dostupnih tehnologija, te osigurava da se svaki sudionik osjeća udobno i motivirano.

Nisu svi eventi ili poslovni skupovi jednaki. Pogrešan odabir razmještaja unutar prostora vrlo će vjerojatno rezultirati lošom interakcijom, slabom vidljivošću i općenito neuspješnim eventom.

Ovdje ćemo navesti 5 najčešće korištenih rasporeda konferencijske dvorane ili sobe za sastanke, njihove ključne prednosti i nedostatke, te sve činjenica koje trebate uzeti u obzir kako biste odabrali najbolji mogući raspored za vaš event ili poslovni sastanak.

Svaka konferencijska dvorana ili soba za poslovne sastanke jasno uključivat će odgovarajuće stolove i stolice, no tajna je u načinu na koji ćete ih razmjestiti unutar prostorije.

Dobro osmišljen raspored učinit će vaše evente ili poslovne sastanke učinkovitijima, bilo da je riječ o većim konferencijama, konzultacijama s klijentima, dijeljenju ideja ili timskoj suradnji.

Raspored odaberite pažljivo ovisno o namjeni, a pritom zadržite profesionalni izgled prostora. Ovih 5 najčešće korištenih rasporeda predstavlja dobar odabir za veliki broj raznih evenata ili poslovnih sastanaka i poboljšat će iskustvo svih sudionika.

Klasičan raspored koji se uobičajeno koristi za sastanke i poslovne konzultacije uključuje veliki središnji stol kvadratičnog oblika sa stolicama postavljenim oko njega. Ovo omogućuje direktnu interakciju licem u lice, te potiče otvorenu komunikaciju svih sudionika.

Ovakav raspored nije međutim pogodan za sastanke s većim brojem sudionika koji pritom zahtijevaju odgovarajuće audiovizualne prezentacije.

Najbolji za: Važne sastanke s manjim brojem sudionika koji zahtijevaju direktnu komunikaciju svih sudionika i maksimalnu fokusiranost

Ovaj je raspored prije svega pogodan za veće konferencije i skupove. Ovdje je cilj maksimalno iskoristiti dostupan prostor po pitanju kapaciteta, odnosno mjesta za sjedenje, te pažnju usmjeriti na središnji prostor za prezentaciju.

Prilikom ovakvog rasporeda stolice su poredane jedna do druge u ravne redove i okrenute prema naprijed. Ovo omogućuje smještaj većeg broja sudionika kako bi se omogućilo praćenje prezentacije ili nekog drugog važnog događaja.

Raspored u obliku auditorija, odnosno kazališta, nije pogodan za interakciju među sudionicima, kao ni za kreiranje zabilješki, a pritom treba osigurati odgovarajuću udobnost za veliki broj sudionika.

Najbolji za: Veće konferencije, prezentacije i poslovne skupove koji ne zahtijevaju osobitu interakciju među sudionicima

Raspored u obliku učionice prije svega je namijenjen poslovnim radionicama, seminarima i drugoj vrsti edukacije, pri čemu je sudionicima omogućeno jednostavno kreiranje zabilješki, te korištenje prijenosnih računala i drugih uređaja. Fokus je na edukaciji sudionika, a ovakav raspored potiče okruženje u kojem sudionici mogu jednostavno komunicirati s govornikom.

Ovaj raspored uključuje redove stolova i stolica okrenutih prema naprijed, te takav razmještaj omogućuje jednostavno dijeljenje raznih materijala i idealan je za grupne edukacije ili vježbe.

Ključan nedostatak ovakvog rasporeda je što zahtijeva dosta prostora, a pritom su mogućnosti interakcije među sudionicima dosta limitirane.

Najbolji za: Poslovne radionice, seminare i druge skupove prije svega namijenjene edukaciji sudionika

Za bolju vidljivost i poboljšanju interaktivnost prilikom poslovnih sastanaka poželjno je koristiti raspored u obliku slova u. Ovo podrazumijeva stolove raspoređene u obliku slova u što ostavlja prazan prostor u sredini, dok sudionici sjeda na vanjskim rubovima.

Ovakav je raspored posebno pogodan za poslovne radionice koji zahtijevaju veću interaktivnost i bolju mogućnost komunikacije s osobom koja drži prezentaciju. Svi sudionici se mogu vidjeti i komunicirati, a pritom je osigurana jasna vidljivost prema govorniku ili ekranu za prezentaciju.

Razmještaj u obliku slova u prilagođen je manjih grupama, a određen nedostatak predstavlja što sudionici sjede isključivo na vanjskim rubovima stolova što značajno smanjuje kapacitet.

Najbolji za: Poslovne radionice i edukacije kod kojih je važna što bolja interakcija sudionika međusobno i sudionika s osobom koja drži prezentaciju.

Posebno prilagođen za neformalnije sastanke i poslovna druženja ovakav raspored uključuje okrugle stolove sa stolicama raspoređene unutar prostorije. Naglasak je na opuštenom ugođaju koji potiče interakciju.

Ponajprije se ovakav raspored koristi prilikom svečanih poslovnih skupova ili team buildinga gdje su u prvom planu druženje i komunikacija s većim brojem ljudi tijekom eventa.

Jedan od glavnih nedostataka prilikom ovakvog rasporeda je što će sudionici koji sjede u pozadini teško moći vidjeti govornika, odnosno središnji prostor za prezentaciju.

Najbolji za: Manje formalne poslovne sastanke i druženja kod kojih je naglasak na pristupačnosti i jednostavnoj komunikaciji većeg broja sudionika.