Kako odabrati konferencijsku dvoranu

Ultimativni vodič za odabir konferencijske dvorane za evente i poslovne sastanke

Prilikom odabira konferencijske dvorane, odnosno odgovarajućeg prostora za prezentacije, evente, poslovne sastanke, seminare i razna druga poslovna okupljanja, vrlo je važno sve unaprijed dobro isplanirati kako biste osigurali profesionalno okruženje i poticajnu atmosferu.

Odabir odgovarajućeg prostora je ključan za uspješnost bilo kakvog poslovnog sastanka, eventa ili prezentacije. Ugodan ambijent i odgovarajuća veličina prostora osigurat će maksimalnu udobnost sudionika i željenu produktivnost prilikom rada.

Prilikom odabira konferencijske dvorane za prezentacije, evente, poslovne sastanke i seminare posebno valja obratiti pozornost na nekoliko ključnih činjenica. Ovdje ćete saznati na koji način odabrati najbolji prostor za konferencije, evente, poslovne sastanke i prezentacije.

Kako biste odabrali odgovarajući prostor za poslovne prezentacije i sastanke svakako ponajprije treba odrediti vrstu i svrhu eventa. Veće konferencije, prezentacije ili seminari svakako zahtijevaju odgovarajuće opremljen prostor koji može primiti dovoljan broj ljudi i koji će omogućiti nesmetanu interakciju između sudionika.

Za manje poslovne sastanke ili prezentacije dovoljan će biti i osjetno manji prostor. Svakako pravilno procijenite broj sudionika prezentacije ili sastanka, te na osnovnu toga odaberite prostor koji će biti dovoljno velik kako bi primio sve sudionike, a pritom neće izgledati prazno ili neispunjeno.

Prilikom najma konferencijske dvorane, sobe za sastanke ili event prostora svakako pazite da odaberete prigodnu lokaciju do koje sudionici mogu jednostavno doći, bilo osobnim vozilom ili gradskim prijevozom. Premda se možda na prvi pogled lokacija u centru grada nameće kao poželjan odabir, ovo često nije dobro rješenje zbog osjetno veće buke, pojačanog prometa i nedostatka mjesta za parkiranje.

Važno je da prostor bude na mjestu koje nije pretjerano bučno, te ima dovoljan broj parkirnih mjesta u blizini, odnosno što veći broj parkirnih mjesta uz sam objekt gdje se nalazi prostor za event ili prezentaciju.

Odabirite prostor s odgovarajućom fleksibilnošću i mogućnošću željene konfguracije stolova i stolica ovisno o vašim potrebama. Modularan i prilagodljiv namještaj unutar prostora omogućit će vam željenu konfiguraciju pogodnu za različite vrste prezentacija, evenata, poslovnih sastanaka.

Pritom konfiguracija prostora mora omogućiti najbolju moguću vidljivost za sve sudionike. Sudionici moraju imati jasan i nesmetan pogled prema osobama koje drže prezentaciju, projekcijskom platnu ili pametnoj ploči, kao i svim drugim ključnim dijelovima konferencijske dvorane.

Moderno opremljen i tehnološki napredan prostor je ključan kako biste osigurali uspješnu prezentaciju ili poslovni sastanak. Ovdje svakako valja obratiti pažnju na odgovarajuće ozvučenje unutar prostora, kvalitetnu rasvjetu, dovoljno brzu i pouzdanu internetsku vezu, kao i dostupne multimedijalne mogućnosti, što uključuje primjerice projektor ili pametnu ploču.

Prostor mora biti odgovarajuće klimatiziran i ventiliran, kako bi se osigurala ugodna temperatura u prostoriji neovisno o godišnjem dobu. Svi sudionici moraju imati dovoljno mjesta za sjedenje, uz ergonomske stolove i stolice, što im omogućuje da se osjećaju udobno tijekom duljih prezentacija.

Glavni cilj bit će vam svakako odabrati najpovoljniju konferencijsku dvoranu, sobu za sastanke ili prostor za evente unutar dostupnog financijskog budžeta. Nemojte požuriti. Preporučamo da dobro istražite i usporedite sve dostupne ponude kako biste pronašli cjenovno najpovoljniji prostor koji je pritom vrhunski opremljen i nalazi se na prigodnoj lokaciji.

Prije konačne odluke ili odabira prostora provjerite dobro jesu li dostupne dodatne pogodnosti koje mogu unaprijediti doživljaj ili udobnost sudionika.

Ponajprije ovdje mislimo na primjerice dostupnu čajnu kuhinju u neposrednoj blizini dvorane, odgovarajuću tehničku podršku, dostupnost dijeljenja digitalnog sadržaja bežičnim putem i alata za digitalno skupljanje glasova sudionika, mogućnost cateringa ili neke druge jedinstvene dodatne pogodnosti.

Nakon što ste osmislili i pripremili vaš event ili poslovno okupljanje kao mjesto održavanja odaberite CU- BIT Space- profesionalan, moderan, fleksibilan i vrhunski opremljen prostor koji ima sve potrebno za organizaciju uspješnog eventa, prezentacije, seminara ili poslovnog sastanka.